Die Lage in den meisten Betrieben
In fast jedem Betrieb, mit dem ich spreche, nutzt jemand ChatGPT – meistens über ein privates Konto, ohne dass die Geschäftsführung es weiß. Angebotsentwürfe, Mails an schwierige Kunden, Stellenanzeigen. Das ist verständlich, weil es funktioniert. Es ist aber auch das eigentliche Datenschutzproblem: Kundendaten landen in einem privaten Konto, über das der Betrieb keine Kontrolle hat.
Verbieten hilft erfahrungsgemäß wenig. Die Leute nutzen es dann am Handy weiter. Besser ist, einen offiziellen Weg anzubieten, der genauso bequem ist.
Privates Konto, Business-Version oder eigene Lösung?
Bei den Gratis- und Plus-Konten können Eingaben zum Training verwendet werden, sofern man das in den Einstellungen nicht abschaltet. Bei den Business-Angeboten von OpenAI (ChatGPT Business, ehemals Team, und Enterprise) und bei der Nutzung über die Schnittstelle werden Ihre Daten laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training verwendet, und es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Enterprise, Edu und die Schnittstelle bietet OpenAI inzwischen auch Datenhaltung in Europa an, für ChatGPT Business bisher nicht.
Eine eigene Lösung lohnt sich, sobald es um Ihre internen Unterlagen geht. Dann bekommt das Modell über eine RAG-Anbindung Zugriff auf Handbücher, Preise oder Vorlagen, und Sie können auch Modelle anderer Anbieter wie Anthropic Claude oder Mistral einsetzen.
Was der AI Act verlangt
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 AI Act zur KI-Kompetenz. Mit dem Digital Omnibus wurde er im Juli 2026 abgeschwächt: Unternehmen, die KI einsetzen, müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern – ein bestimmtes Niveau ist nicht mehr vorgeschrieben. Für einen Handwerksbetrieb heißt das praktisch keine Zertifizierung, sondern: eine Einweisung, was das Werkzeug kann, wo es Fehler macht und was nicht hineingehört. Halten Sie kurz schriftlich fest, wer wann eingewiesen wurde.
Eine Richtlinie auf einer Seite
Mehr als eine Seite liest niemand. Diese Punkte reichen für den Anfang:
- Welches Werkzeug ist erlaubt, über welches Konto
- Was nicht hineingehört: Gesundheitsdaten, Personalakten, Passwörter, vertrauliche Verträge
- Kundennamen und Adressen nur in den freigegebenen Business-Zugang
- Ergebnisse werden vor dem Versand von einem Menschen gelesen
- Wer bei Fragen ansprechbar ist
Wo es im Alltag tatsächlich Zeit spart
Erste Entwürfe. Eine Antwort auf eine verärgerte Kundenmail, ein Angebotstext, eine Stellenanzeige, eine Zusammenfassung eines langen Dokuments. Die Qualität ist meist ordentlich, der Ton oft zu glatt – deshalb lohnt es sich, eigene Beispieltexte als Vorlage mitzugeben.
Weniger gut geeignet: alles, wo eine Zahl stimmen muss, ohne dass jemand nachrechnet. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig und erfinden gelegentlich Quellen. Für Kalkulationen gehört die Tabelle weiter ins Tabellenprogramm.
Wann sich mehr als ChatGPT lohnt
Wenn immer wieder dieselben Abläufe von Hand in den Chat kopiert werden, ist das ein Zeichen: Hier gehört eine feste Anbindung hin. Zum Beispiel ein Postfach, das Anfragen selbst vorsortiert, oder ein interner Assistent, der Ihre eigenen Unterlagen kennt. Das kostet einmalig etwas, spart aber das tägliche Hin- und Herkopieren und den Datenschutzkopfschmerz.