Die drei im Überblick
Alle drei verbinden Programme miteinander: Wenn in System A etwas passiert, wird in System B etwas ausgelöst. Sie unterscheiden sich darin, wie man Abläufe baut, wie abgerechnet wird und wo die Daten verarbeitet werden.
- Zapier: sehr einsteigerfreundlich, riesige Auswahl an Anbindungen, Abrechnung nach „Tasks“ (jeder erfolgreich ausgeführte Aktionsschritt zählt, der Auslöser nicht)
- Make: visueller Baukasten für verzweigte Abläufe, Abrechnung seit 2025 in Credits (meist ein Credit pro ausgeführtem Modul, KI-Module mehr), günstiger als Zapier bei gleichem Volumen
- n8n: aus Berlin, visuell und zugleich programmierbar, Cloud-Version mit Abrechnung pro Ausführung eines ganzen Workflows, selbst gehostet ohne Gebühr pro Ausführung
Was kostet was?
Entscheidend ist das Abrechnungsmodell. Bei Zapier zählt jeder ausgeführte Aktionsschritt eines Ablaufs, bei Make jedes ausgeführte Modul. Ein Ablauf mit zehn Schritten, der tausendmal im Monat läuft, verbraucht also rund zehntausend Einheiten. n8n Cloud zählt dagegen die Ausführung des ganzen Workflows, egal wie viele Schritte er hat – und selbst gehostet fallen nur die Serverkosten an, meist 10 bis 30 € im Monat.
Faustregel: Wenige einfache Abläufe sind bei Zapier oder Make am günstigsten, weil kein Server betreut werden muss. Ab einigen tausend Ausführungen im Monat oder bei langen Abläufen ist selbst gehostetes n8n fast immer günstiger.
Welches Tool ist DSGVO-freundlicher?
Zapier verarbeitet Daten in den USA, Make bietet Rechenzentren in der EU an. n8n lässt sich komplett auf einem eigenen Server in Deutschland betreiben – dann verlassen die Daten Ihre Infrastruktur nur dort, wo Sie es festlegen. Für Personaldaten, Gesundheitsdaten oder Mandanteninformationen ist das oft das entscheidende Argument.
Was können sie mit KI?
Alle drei können Sprachmodelle wie GPT oder Claude aufrufen. n8n geht am weitesten: Es bringt eigene Bausteine für KI-Agenten, Vektordatenbanken und RAG mit, sodass sich auch mehrstufige KI-Abläufe mit eigenen Daten bauen lassen. Make und Zapier eignen sich gut für einfache KI-Schritte wie „E-Mail zusammenfassen“ oder „Text klassifizieren“.
Wo sind die Grenzen?
- Zapier: bei komplexer Logik schnell unübersichtlich, Kosten wachsen mit jedem Schritt
- Make: steilere Lernkurve, bei sehr hohem Volumen ebenfalls teuer
- n8n: selbst gehostet braucht es jemanden, der Server, Updates und Backups betreut; die Lizenz ist „fair-code“ (Sustainable Use License) – für die eigene Nutzung im Unternehmen frei, nicht aber, um n8n als Dienst an Dritte weiterzuverkaufen
Meine Empfehlung
Für Einzelunternehmer mit zwei, drei einfachen Verknüpfungen: Zapier oder Make. Für Betriebe, die Automatisierung ernsthaft nutzen wollen, mit KI arbeiten oder sensible Daten verarbeiten: n8n, selbst gehostet in Deutschland. Und wer schon bei Zapier oder Make ist und die Rechnung steigen sieht: Ein Umzug lohnt sich meist ab einigen tausend Ausführungen im Monat.