Wie der Ablauf aussieht
Technisch ist es ein Workflow mit einem KI-Schritt in der Mitte:
- Neue Mail kommt im Postfach an (Microsoft 365, Google Workspace oder klassisch per IMAP)
- Die KI liest Betreff, Text und gegebenenfalls Anhänge und ordnet ein: Anfrage, Reklamation, Rechnung, Termin, Spam
- Je nach Kategorie wird verschoben, weitergeleitet oder markiert
- Für Anfragen und Standardfragen entsteht ein Antwortentwurf im Entwurfsordner
- Ein Mensch liest, ändert bei Bedarf und schickt ab
Ein Rechenbeispiel
Ein Büro bekommt 60 Mails am Tag. Wer sie bisher sortiert und beantwortet, braucht im Schnitt eine Minute pro Mail fürs Lesen und Zuordnen, und etwa 20 davon brauchen eine Antwort von drei Minuten. Das sind zwei Stunden täglich.
Mit Vorsortierung und Entwürfen bleibt das Prüfen: etwa 30 Sekunden pro Mail und eine Minute pro Entwurf, zusammen 50 Minuten. Gespart sind also rund 70 Minuten am Tag, bei 220 Arbeitstagen gut 250 Stunden im Jahr. Die Einrichtung liegt meist zwischen 1.500 und 2.500 €, die laufenden Modellkosten bei 60 Mails am Tag im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat.
Die Stolperfallen, die man vorher nicht sieht
Was in jedem Projekt Zeit kostet:
- Weitergeleitete Mails: Der eigentliche Absender steht im Text, nicht im Kopf. Ohne eigene Behandlung landet alles beim Kollegen, der weitergeleitet hat.
- Lange Verläufe: Die KI muss wissen, welche Nachricht die neue ist, sonst beantwortet sie eine Frage von vor drei Wochen.
- Anhänge: Rechnungen als PDF lassen sich gut auslesen, eingescannte Faxe schlechter, Fotos vom Handy dazwischen.
- Signaturen und Haftungshinweise, die länger sind als die Mail selbst.
- Mehrere Anliegen in einer Mail. Die gehören nicht in eine einzige Schublade.
Warum die Antwort nicht automatisch rausgeht
Weil die Fehler selten, aber unangenehm sind. Eine KI, die in 98 von 100 Fällen eine gute Antwort schreibt, verschickt bei 60 Mails am Tag trotzdem mehr als eine schlechte. Bei Reklamationen oder Preisfragen ist das zu viel.
Ausnahmen mache ich nur bei Fragen, deren Antwort immer gleich ist: Öffnungszeiten, Anfahrt, „Ist meine Bestellung angekommen?“ mit Abfrage im Shop. Dort darf die KI selbst antworten, alles andere bleibt Entwurf.
Datenschutz
Mails enthalten fast immer personenbezogene Daten. Deshalb braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Modellanbieter, eine Verarbeitung möglichst in der EU und keine Speicherung der Inhalte länger als nötig. Läuft der Workflow mit n8n auf einem eigenen Server, verlassen die Mails Ihre Infrastruktur nur für den Modellaufruf.