Eingangsrechnungen auslesen, prüfen und an die Buchhaltung übergeben – ohne Abtippen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle anderen. Für viele heißt das zunächst: Im Postfach liegt eine XML-Datei, die ohne passende Software niemand lesen kann. Ich baue den Weg vom Posteingang bis zur Buchhaltung so, dass dabei nichts mehr abgetippt wird.
Bestandsaufnahme: Wie kommen Ihre Rechnungen heute an?
Postfach, Lieferantenportale, Papier: Wie viele Rechnungen sind es im Monat, wer prüft sie, in welcher Software landen sie? Bei weniger als zwanzig im Monat reicht oft eine Einstellung in Ihrer Buchhaltungssoftware – das sage ich Ihnen dann auch.
E-Rechnungen lesbar machen
Eine XRechnung ist reines XML, eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF mit eingebetteten Daten. Der Ablauf holt die Angaben heraus, erzeugt eine lesbare Ansicht für die Prüfung und legt die Originaldatei unverändert ab, denn aufbewahrt werden muss die E-Rechnung selbst, nicht ein Ausdruck davon.
Alles andere per KI erfassen
Bis Ende 2027 dürfen viele Lieferanten weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dauerhaft. Diese Belege liest ein Sprachmodell aus: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen. Was das Modell nicht sicher erkennt, wird markiert statt geraten.
Prüfen statt abtippen
Pflichtangaben vollständig? Passt der Betrag zur Bestellung? Wurde dieselbe Rechnung schon einmal gebucht? Hat sich die Bankverbindung eines Lieferanten geändert? Auffälligkeiten landen bei einem Menschen, der freigibt. Gerade geänderte Bankdaten sind ein bekannter Betrugsweg.
Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung
Die geprüften Daten gehen an die Software, die Sie nutzen – etwa DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevdesk – oder als sauberer Export an Ihre Steuerberatung. Sie wechseln dafür kein Programm.
Ausgangsrechnungen ab 2027
Kann Ihre Rechnungssoftware noch keine E-Rechnungen erzeugen, gibt es zwei Wege: auf eine Software umsteigen, die es kann, oder die vorhandenen Rechnungsdaten automatisch in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln. Welcher Weg günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben.
Passt zu Ihnen, wenn
- Rechnungen kommen per E-Mail, Portal und Post durcheinander
- Jemand tippt jede Woche Rechnungsdaten ab
- Ab 2027 oder 2028 müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen
Wann es nicht das Richtige ist
Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat brauchen Sie keine Automatisierung, sondern eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen anzeigen kann – das können inzwischen die meisten. Dann sage ich Ihnen das im Erstgespräch, statt Ihnen ein Projekt zu verkaufen.
Ehrlichkeit vorab spart beiden Seiten Zeit – und Ihnen Geld.
Womit gearbeitet wird – und was Sie davon haben
Der Ablauf läuft auf einem Server in Deutschland, ist für Sie einsehbar und lässt sich anpassen, wenn ein neuer Lieferant oder ein neues Format dazukommt.
XRechnung und ZUGFeRD werden direkt gelesen, ohne KI. Das ist schneller, günstiger und fehlerfrei. Das Sprachmodell kommt nur bei Belegen ohne Datenteil zum Einsatz.
Was Geld bewegt, gibt jemand aus Ihrem Betrieb frei. Jeder Schritt wird protokolliert, damit Sie bei einer Rückfrage nachvollziehen können, was mit einer Rechnung passiert ist.
Wartung – mit LivaLink inklusive
Optional und monatlich kündbar. In jedem dieser Pakete ist LivaLink Business enthalten – das Abo allein kostet 29 € im Monat. Ab 20 € zahlen Sie für Wartung und Terminbuchung zusammen also weniger als für die Terminbuchung allein.
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- Sicherheitsaktualisierungen für System und Erweiterungen
- Tägliche Sicherung, Wiederherstellung im Ernstfall
- Erreichbarkeitsprüfung – ich merke einen Ausfall in der Regel vor Ihnen
Pflege
Wenn Sie Änderungen lieber abgeben, statt sie selbst zu machen.
- Alles aus Basis
- Inhaltliche Änderungen: Texte, Bilder, Preise, Öffnungszeiten – Sie schreiben mir, was geändert werden soll
- Umbauten an der Seitenstruktur: neue Unterseiten, umsortieren, entfernen
- Kleinere Änderungen sind enthalten; was größer wird, stimmen wir vorher ab
- Antwort innerhalb eines Werktags
Sichtbarkeit
Wenn die Seite nicht nur laufen, sondern weiter nach vorne kommen soll.
- Alles aus Pflege
- Laufende Suchmaschinenarbeit: Rankings beobachten, Texte nachschärfen, neue Begriffe besetzen
- Google-Unternehmensprofil und Verzeichniseinträge aktuell halten
- Aufbau von Bewertungen begleitet
- Monatlicher Kurzbericht: wofür Sie gefunden werden und was als Nächstes ansteht
Ohne Wartungsvertrag läuft Ihre Seite selbstverständlich weiter – Sie kümmern sich dann selbst um Updates, und für LivaLink gilt der reguläre Tarif.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind ausgenommen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Als E-Rechnung zählen nur strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Eine normale PDF-Datei ist steuerlich eine „sonstige Rechnung“.
Reicht dafür nicht meine Buchhaltungssoftware?
Zum Anzeigen und Ablegen oft ja. Eine Automatisierung lohnt sich, wenn Rechnungen über mehrere Wege kommen, gegen Bestellungen geprüft werden müssen oder so viele sind, dass jemand Stunden pro Woche damit verbringt.
Was kostet das?
Ein einzelner, klar umrissener Ablauf liegt erfahrungsgemäß zwischen 890 und 2.500 €. Kommen Abgleich mit Bestellungen, mehrere Systeme und Ausgangsrechnungen dazu, eher zwischen 2.500 und 8.000 €. Den festen Preis nenne ich nach der Bestandsaufnahme.
Sieht eine KI meine Rechnungsdaten?
Nur bei Belegen ohne Datenteil, und dann über einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, auf Wunsch mit einem Modell in der EU. XRechnung und ZUGFeRD werden ganz ohne KI ausgelesen.
E-Rechnung & Rechnungseingang für Ihren Betrieb?
Beschreiben Sie kurz, worum es geht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Kosten – und einen Hinweis, wenn etwas anderes besser passt.
Unverbindlich · Antwort am selben Werktag