Kein verpasster Anruf mehr – auch wenn Sie auf der Baustelle oder im Behandlungsraum sind.
Im Handwerk und in Praxen ist das Telefon oft der wichtigste Weg zu neuen Aufträgen – und gleichzeitig der, der am häufigsten ins Leere läuft. Wer auf der Baustelle steht oder gerade behandelt, kann nicht abnehmen, und wer nicht erreicht wird, ruft beim Nächsten an. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, klärt, worum es geht, und gibt Ihnen das Ergebnis so weiter, dass Sie ohne Rückfrage zurückrufen oder einen Termin bestätigen können.
Zuerst: Welche Anrufe kommen eigentlich rein?
Bevor etwas gebaut wird, schauen wir auf Ihre Anrufe der letzten Wochen: Wie viele sind es, wann kommen sie, worum geht es? Oft sind es fünf, sechs Anliegen, die den Großteil ausmachen. Genau die übernimmt der Assistent, der Rest geht an Sie.
Wann der Assistent übernimmt
Sie entscheiden: nur außerhalb der Öffnungszeiten, wenn besetzt ist, wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt, oder immer. Ihre Nummer bleibt, die Anrufe werden nur in diesen Fällen weitergeleitet.
Was er sagt – und was nicht
Der Assistent kennt Ihre Leistungen, Zeiten, Ihr Einzugsgebiet und die Antworten auf die häufigsten Fragen. Er verspricht keine Preise, keine Termine, die nicht frei sind, und keine fachliche Einschätzung. Bei Notfällen, Beschwerden oder allem, was er nicht sicher beantworten kann, nimmt er die Nummer auf und sagt einen Rückruf zu.
Termine und Rückrufe
Terminwünsche landen in Ihrem Kalender oder in LivaLink, der Terminbuchung aus eigener Entwicklung – als Vorschlag zum Bestätigen oder direkt gebucht, wie Sie es möchten. Rückrufbitten kommen mit Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit bei Ihnen an, per E-Mail, SMS oder in Ihrem System.
Für Praxen: nur Organisatorisches
In Arztpraxen und Therapiepraxen übernimmt der Assistent Terminanfragen, Öffnungszeiten und organisatorische Fragen. Medizinische Auskünfte gibt er nicht. Welche Angaben zu Gesundheitsdaten überhaupt abgefragt werden dürfen und mit welchem Anbieter, klären wir vor dem Start.
Datenschutz und Kennzeichnung
Zu Beginn sagt der Assistent, dass hier eine KI spricht – das verlangt der AI Act seit August 2026. Gespräche werden nicht aufgezeichnet, gespeichert wird die Zusammenfassung des Anliegens. Eingesetzt werden Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, wo möglich mit Verarbeitung in der EU.
Passt zu Ihnen, wenn
- Das Telefon klingelt, während Sie beim Kunden oder am Patienten sind
- Viele Anrufe drehen sich um dieselben Fragen
- Rückrufe gehen im Tagesgeschäft unter
Wann es nicht das Richtige ist
Wenn Sie nur wenige Anrufe am Tag bekommen und fast alle selbst annehmen können, ist eine gute Mailbox mit Rückruf-Versprechen günstiger. Und Gespräche, in denen es um Vertrauen oder schwierige Nachrichten geht, gehören zu einem Menschen.
Ehrlichkeit vorab spart beiden Seiten Zeit – und Ihnen Geld.
Womit gearbeitet wird – und was Sie davon haben
Der Assistent antwortet aus Ihren Angaben, nicht aus dem allgemeinen Internetwissen. Was nicht hinterlegt ist, beantwortet er nicht, sondern gibt es an Sie weiter.
LivaLink, Google- oder Outlook-Kalender, E-Mail und Ihr CRM. Sie arbeiten weiter in Ihren gewohnten Programmen.
Sie sehen, wie viele Anrufe der Assistent angenommen hat, worum es ging und wo er abgegeben hat. Daraus wird er nach und nach besser eingestellt.
Wartung – mit LivaLink inklusive
Optional und monatlich kündbar. In jedem dieser Pakete ist LivaLink Business enthalten – das Abo allein kostet 29 € im Monat. Ab 20 € zahlen Sie für Wartung und Terminbuchung zusammen also weniger als für die Terminbuchung allein.
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Wenn Sie Inhalte selbst pflegen und nur die Technik abgesichert wissen wollen.
- LivaLink Business enthalten – Terminbuchung, Kontaktwege und Chat mit Ihrem eigenen Branding statt eines LivaLink-Hinweises (regulär 29 € im Monat)
- Sicherheitsaktualisierungen für System und Erweiterungen
- Tägliche Sicherung, Wiederherstellung im Ernstfall
- Erreichbarkeitsprüfung – ich merke einen Ausfall in der Regel vor Ihnen
Pflege
Wenn Sie Änderungen lieber abgeben, statt sie selbst zu machen.
- Alles aus Basis
- Inhaltliche Änderungen: Texte, Bilder, Preise, Öffnungszeiten – Sie schreiben mir, was geändert werden soll
- Umbauten an der Seitenstruktur: neue Unterseiten, umsortieren, entfernen
- Kleinere Änderungen sind enthalten; was größer wird, stimmen wir vorher ab
- Antwort innerhalb eines Werktags
Sichtbarkeit
Wenn die Seite nicht nur laufen, sondern weiter nach vorne kommen soll.
- Alles aus Pflege
- Laufende Suchmaschinenarbeit: Rankings beobachten, Texte nachschärfen, neue Begriffe besetzen
- Google-Unternehmensprofil und Verzeichniseinträge aktuell halten
- Aufbau von Bewertungen begleitet
- Monatlicher Kurzbericht: wofür Sie gefunden werden und was als Nächstes ansteht
Ohne Wartungsvertrag läuft Ihre Seite selbstverständlich weiter – Sie kümmern sich dann selbst um Updates, und für LivaLink gilt der reguläre Tarif.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das sollen sie. Der Assistent sagt es zu Beginn, so verlangt es der AI Act. Erfahrungsgemäß stört das die meisten weniger als ein Freizeichen ohne Ende oder eine Mailbox, auf die niemand antwortet.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Es gibt zwei Teile: die Einrichtung, die sich nach Umfang und Anbindungen richtet, und laufende Kosten pro Gesprächsminute für Telefonie und Sprachmodell. Beides schätze ich nach dem Erstgespräch für Ihr tatsächliches Anrufvolumen, bevor Sie sich entscheiden.
Muss ich meine Telefonnummer oder Telefonanlage wechseln?
Nein. Ihre Nummer bleibt. Eingerichtet wird eine Weiterleitung für die Fälle, in denen der Assistent übernehmen soll – das können die meisten Anlagen und Mobilfunkverträge.
Was passiert bei einem Notfall?
Erkennt der Assistent einen Notfall, etwa einen Wasserschaden, gibt er ihn sofort als dringend an Sie weiter oder nennt Ihre Notdienstnummer, je nachdem, wie es eingerichtet ist. Er versucht nicht, selbst zu helfen.
Ist das DSGVO-konform?
Wenn es richtig aufgesetzt ist, ja: Hinweis zu Beginn, keine Aufzeichnung, Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, sparsame Speicherung und ein Eintrag in Ihrer Datenschutzerklärung. Die Unterlagen dazu bekommen Sie.
KI-Telefonassistent für Ihren Betrieb?
Beschreiben Sie kurz, worum es geht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Kosten – und einen Hinweis, wenn etwas anderes besser passt.
Unverbindlich · Antwort am selben Werktag